Politique de Confidentialité

Pourquoi cette déclaration de confidentialité ?

NOEVA STUDIO attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses utilisateurs. La présente Politique de confidentialité s'applique à l'ensemble des canaux par lesquels NOEVA STUDIO est susceptible de collecter des données personnelles : le site Web, l'application mobile (« l'Application »), ainsi que les campagnes, sondages et formulaires diffusés sur les réseaux sociaux ou tout autre forme de contact en ligne et via les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, etc.) ou hors ligne.

Elle a pour objectif de vous informer, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques :

• Des données personnelles que nous collectons, quel que soit le canal ;
• Des finalités et des bases légales de ces traitements ;
• De la durée de conservation de vos données ;
• De vos droits et de la façon de les exercer ;
• Des destinataires de vos données et des éventuels transferts hors UE ;
• Des mesures de sécurité mises en œuvre.

Nous vous expliquons également comment vous pouvez influencer ce traitement. Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment.

Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

Nous recevons vos données directement de votre part, lorsque vous créez un compte sur l'Application, lorsque vous visitez notre site Web, lorsque vous nous contactez via les réseaux sociaux, lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter ou lorsque vous recevez des e-mails et SMS de notre part.

Données de nos membres

Lorsque vous créez un compte et souscrivez un abonnement via l’Application ou lorsque vous nous contactez via les réseaux sociaux, par e-mails et SMS, nous traitons vos nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, ainsi que votre historique de réservations et d'abonnement.

Les données de paiement sont traitées directement par notre prestataire de paiement, Mollie B.V. (« Mollie ») — NOEVA STUDIO n'a pas accès à vos coordonnées bancaires complètes dans le cadre de votre souscription à nos offres. L’utilisation et le stockage de ces informations sont régis par la politique de confidentialité applicable à Mollie.

Certificat médical, à titre exceptionnel

Nous ne demandons pas de questionnaire de santé systématique à l'inscription. Si vous nous transmettez volontairement un certificat médical (par exemple pour justifier une contre-indication, une pathologie notamment dans le cadre d’une demande de suspension temporaire d’abonnement), cette donnée sensible ne sera utilisée que pour assurer votre sécurité pendant les cours, et n'est conservée que le temps nécessaire.

Utilisateurs de l’Application

Les données personnelles que vous transmettez lors de la création de votre compte sont utilisées par notre prestataire technique, Virtuagym B.V. (« Virtuagym »), dans le seul but de gérer votre compte, vos réservations et votre abonnement. Lorsque votre compte est supprimé, les données personnelles associées le sont également. L’utilisation et le stockage de ces informations sont également régis par la politique de confidentialité applicable à Virtuagym.

Données des visiteurs de notre site Web

Il s'agit des données que vous complétez vous-même, par exemple sur une page de contact, telles que votre adresse e-mail, votre nom ou votre numéro de téléphone. Notre site est hébergé par Hostinger International Limited.

Réseaux sociaux et sondages

NOEVA STUDIO est présente sur les réseaux sociaux comme Facebook et Instagram. Grâce à ces canaux, vous pouvez nous suivre et répondre à nos publications. Nous diffusons parfois des sondages ou formulaires (par exemple via un formulaire instantané Meta) pour recueillir votre avis. Le format utilisé par Meta pour ce type de formulaire impose de recueillir au moins un moyen de contact (adresse e-mail ou numéro de téléphone) ; cette information n'est utilisée que pour vous recontacter dans le cadre précis annoncé (par exemple un tirage au sort) et n'est pas conservée au-delà du nécessaire, ni utilisée à des fins de marketing sans votre consentement séparé. Les autres réponses du sondage restent anonymes et ne sont pas associées à votre identité au-delà de ce contact. La politique de confidentialité de la plateforme concernée (Meta) s'applique également.

Cookies et mesure publicitaire

Avec votre accord, NOEVA STUDIO peut utiliser des cookies et outils de mesure publicitaire (par exemple le Pixel Meta et l'API Conversions) pour mesurer l'efficacité de ses publicités. Le cas échéant, Meta peut recevoir des informations relatives à votre visite, à votre navigateur ou appareil, ainsi qu'aux actions effectuées sur le site (consultation d'une formule, clic vers le planning, début d'un paiement). Aucun suivi publicitaire n'est déclenché avant votre autorisation.

Quelles sont les bases légales pour le traitement ?

Nous ne pouvons traiter vos données personnelles que s'il existe une base légale. Le traitement sera légal :

• Lorsque vous avez donné votre consentement pour cela — ce consentement peut toujours être retiré ;
• Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat que vous avez conclu avec NOEVA STUDIO (réservation, abonnement) ;
• Lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale de NOEVA STUDIO (comptabilité, facturation) ;
• Lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par NOEVA STUDIO (sécurité, amélioration de nos services).

Pour toute question liée aux bases légales sur lesquelles nous nous reposons pour le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter via les coordonnées renseignées sur notre site Web dans l’onglet « Contact ».

À quelles fins collectons-nous vos données ?

• Prestations de service : Nous traitons vos données pour être en mesure de vous offrir nos services : créer votre compte membre, gérer vos réservations de cours, établir, envoyer et encaisser vos factures, et communiquer avec vous dans la bonne langue.
• Informer : Nous traitons vos données afin de pouvoir vous informer, principalement par e-mail ou via des notifications dans l'Application. Vous recevez des informations liées à votre abonnement (confirmations de réservation, rappels) auxquelles vous ne pouvez pas vous désabonner tant que vous êtes membre actif.
• Activités marketing : Si vous le souhaitez, vous pouvez recevoir des communications marketing (offres, actualités du studio). Vous pouvez vous y opposer ou vous désabonner à tout moment. Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing direct.
• Contacts avec vous : Si vous nous contactez ou si nous vous contactons (téléphone, email, réseaux sociaux), vos informations sont enregistrées pour pouvoir vous aider plus rapidement et de manière adaptée.
• Obligations légales : NOEVA STUDIO peut être tenue par la loi de traiter vos données et/ou de les fournir à des tiers, par exemple à la demande d'une autorité compétente dans le cadre d'une enquête.

Comment gérons-nous la sécurité de vos données ?

NOEVA STUDIO prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, la destruction, l'accès non autorisé ou toute autre forme de traitement illicite.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des données à caractère personnel.

Les durées de conservation varient en fonction de la nature des données et des obligations légales applicables. À titre indicatif :

• Données relatives à la gestion des clients (contrats, abonnements, suivi) : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant 5 ans à compter de sa fin (délai de prescription de droit commun) ;
• Données comptables et de facturation : conservées pendant 7 ans, conformément aux obligations comptables et fiscales belges ;
• Données à des fins de prospection commerciale : conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact avec la personne concernée ;
• Données techniques et de navigation (cookies, logs) : conservées pour une durée maximale de 13 mois, sauf obligation légale spécifique.

Au-delà de ces durées, les données peuvent être conservées sous forme d’archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. À l’expiration des durées applicables, les données sont soit supprimées, soit anonymisées.

Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées concernant les durées de conservation applicables à vos données personnelles en nous contactant via les coordonnées indiquées dans la rubrique « Contact ».

Utilisons-nous les services de tiers pour le traitement des données ?

Dans le cadre de nos activités, NOEVA STUDIO fait appel à des prestataires tiers agissant en qualité de sous-traitants pour certains traitements :

• Virtuagym pour la gestion des réservations et abonnements ;
• Mollie pour le traitement des paiements ;
• Hostinger pour l’hébergement de notre site internet.

Nous sélectionnons ces sous-traitants avec soin et veillons à ce qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles.

Transferts internationaux

Vos données personnelles sont principalement hébergées et traitées par des prestataires situés au sein de l’Espace économique européen (EEE) :

• Hostinger (Chypre) pour l'hébergement du site web ;
• Mollie (Pays-Bas) pour le traitement des paiements ;
• Virtuagym (Pays-Bas) pour la gestion des réservations et abonnements.

Dans l’hypothèse où certains traitements impliqueraient un transfert de données en dehors de l’EEE, nous veillerions à ce que ce transfert repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces transferts et les garanties associées en nous contactant via les coordonnées indiquées dans la rubrique « Contact ».

Comment pouvez-vous influencer le traitement de vos données personnelles ?

Un certain nombre de droits sont définis dans le RGPD :

• Accès aux données : Vous avez le droit de consulter vos données personnelles et d'en recevoir une copie.
• Rectification des données : Vous avez le droit de faire rectifier vos données si elles sont incorrectes, et de les faire compléter si elles sont incomplètes.
• Effacement des données : Vous pouvez demander la suppression de vos données, notamment si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si vous avez retiré votre consentement, ou si le traitement s'avère illégal.
• Limitation du traitement : Vous pouvez demander le blocage temporaire de vos données pour en limiter le traitement, dans certains cas spécifiques (contestation de l'exactitude des données, opposition en attente de réponse, etc.).
• Portabilité des données : Vous avez le droit de faire transférer vos données, lorsque le traitement est fondé sur un consentement ou un contrat et qu'il est effectué de façon automatisée.
• Opposition au traitement : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des raisons liées à votre situation spécifique, et notamment toujours vous opposer à un traitement à des fins de marketing direct.
• Soumettre une plainte : Vous avez le droit de nous soumettre une réclamation sur la manière dont nous traitons vos données ; nous préférons toujours la résoudre nous-mêmes en premier lieu. Vous avez également le droit de contacter l'Autorité de protection des données belge (APD) : www.autoriteprotectiondonnees.be.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez nous contacter pour exercer l'un de vos droits :